Somos cada vez más los que tenemos que aprender cómo trabajar desde casa, en algunos casos por primera vez, y la falta de estructura puede reducir seriamente los niveles de productividad; por no hablar del precio para la salud mental colectiva.

Trabajar de forma independiente, con horarios más fluidos y sin control, puede provocar dudas, preocupación, procrastinación y, en casos extremos, hasta impotencia. Y es normal: la evolución de nuestras mentes nos lleva a fijarnos en las distracciones y ponernos siempre en la peor situación. Sin embargo, en ausencia de una estructura, este rasgo evolutivo, que en el pasado nos mantenía a salvo en momentos de peligro, puede resultar perjudicial para nuestro bienestar e impedir que nos concentremos en las tareas pendientes. 

Los estudios sobre resiliencia, en especial en periodos de cambio, recomiendan establecer rutinas cotidianas, y los que tenemos hijos entendemos bien lo importantes que son los horarios. En el caso de mi familia, usamos una pizarra como referente para que nos resulte más fácil cumplir a lo largo del día con las rutinas que nos marcamos por la mañana.

Además de reducir la fatiga que provoca tener que decidir por dónde empezamos o qué toca a continuación, la regularidad de completar las tareas cotidianas proporciona una agradable sensación de control y evita tener mil cosas rondando por la cabeza. Además, en mi caso personal, las rutinas aportan una cadencia a mi trabajo que me permite evitar desviaciones desde el momento en que suena la alarma hasta el repaso mental al final del día, en el que planifico la siguiente jornada productiva. 

El almirante estadounidense retirado William H. McRaven sabe mucho sobre rutinas y autodisciplina tras 34 años en las fuerzas especiales de la Armada. Su consejo para cambiar el mundo, o simplemente para arrancar bien el día, es empezar por hacer la cama todas las mañanas. En mi propia vida, he comprobado que incluir esta pequeña rutina cotidiana puede tener un efecto muy poderoso.

Al hacer la cama ya he logrado la primera tarea del día, lo que me inspira para completar otra, y otra más, y me recuerda que estas pequeñas victorias cotidianas realmente conducen a grandes triunfos. De hecho, algunas de las personas más exitosas, presentes y pasadas (como Steve Jobs, Ernest Hemingway y Elon Musk), compartían una misma rutina para empezar el día: levantarse siempre a la misma hora.

Cabría pensar que estos sencillos rituales cotidianos, como desayunar, ducharse y vestirse, son menos importantes cuando trabajamos desde casa. ¡Pero quizás sean hasta más importantes! El motivo es que estas rutinas crean una inercia que mantiene nuestra productividad y concentración a lo largo del día, y que, al practicarse de forma constante, llegan a convertirse en hábitos.

¿Aún no lo ves claro? Aunque no todo puede programarse a la perfección, seguir al experto en supervivencia Ray Mears por sus aventuras en la naturaleza me ha enseñado que centrarse en lo más básico es esencial para sobrevivir en entornos nuevos e incluso extremos. Tal vez los entornos en los que se mueve Ray sean más duros que nuestras casas, pero el principio se aplica igualmente. Cuando nos enfrentamos a la desaparición de una estructura reconocible en nuestra vida (en el caso del trabajo desde casa, podría ser el trayecto a la oficina, las agendas o las interacciones sociales), Ray sostiene que la clave es mantener la mentalidad de “no rendirse nunca”. 

Por tanto, establecer una rutina básica para nuestras actividades esenciales nos ayuda a permanecer centrados, evita que caigamos en la impotencia y garantiza que prestemos atención a los procesos más importantes. Y, además, nos da tiempo para aprender más y adaptarnos aún mejor a la nueva situación.

Por supuesto, mantener una rutina no siempre es tan fácil como parece, por lo que pueden venirnos bien algunos sencillos trucos tecnológicos. Sabiendo que la parte consciente de nuestra mente solo puede centrarse en unas pocas tareas al mismo tiempo, tiene sentido externalizar todo lo posible para ahorrar capacidad cerebral. A mí me gusta utilizar los temporizadores y asistentes de voz del teléfono para programar el trabajo según horarios definidos, y también tengo, por supuesto, mi fiel escáner de mesa para organizar rápidamente cualquier tarea administrativa en papel. Recibos, facturas, incluso informes. Poder digitalizar regularmente contenido de forma rápida y sencilla evita que mi escritorio (y mi cabeza) se suma en el caos y se convierta en un cúmulo de distracciones. Y además, cuanto más tareas automatizamos, menos tenemos que hacer.

Por tanto, en mi experiencia, el establecimiento de rutinas no solo me prepara para avanzar con el día a día, sino que refuerza la sensación de control y evita los sentimientos de duda y el andar dando vueltas a las cosas, algo más que habitual cuando se trabaja en casa y en un entorno solitario. Resumiendo, adaptar nuestra rutina de la oficina en casa es un viaje similar a cualquier otra experiencia de aprendizaje de la vida misma, por lo que querría añadir a las rutinas otra herramienta esencial de supervivencia: ¡mucho sentido del humor a diario! 

Steve Chad