A nadie le gustan las tareas domésticas y, en el caso de las oficinas en casa, puede ser aún más fastidioso. Aquí te ofrecemos algunos consejos para lograr la felicidad de tener un espacio sin desorden:
Elimina las distracciones: examina detenidamente tu oficina, determina cuáles son los elementos más importantes y deshazte del resto. Seguramente no necesites esas lámparas de escritorio, objetos de decoración ni los regalos del último amigo invisible.
Haz revisiones diarias: empieza y acaba el día dedicando diez minutos a darle un repaso a la oficina. Limpia y organiza para ponerte a trabajar sin ningún tipo de distracción.
Pon orden en el caos: archivar papeles suele ser la respuesta al desorden en el trabajo. Organiza los documentos en montones o digitalízalos y archiva las copias electrónicas automáticamente. Vale la pena invertir en un escáner inteligente.
Los dispositivos de hoy en día son suficientemente inteligentes como para reconocer el texto en los documentos digitalizados y usar dicha información para asignarles un nombre pertinente. A continuación, el documento digitalizado se archiva en la ubicación adecuada en la nube, lo que resulta ideal para trabajar en equipo. De un plumazo se eliminan las complicaciones de archivar documentos en papel.
La tecnología inteligente e intuitiva permite mejorar los procesos de administración, por lo que podrás recuperar el tiempo perdido durante la jornada laboral. Al automatizar procesos manuales tales como escribir el nombre de los archivos de los documentos digitalizados, los pequeños negocios pueden ser mucho más productivos. Introducir las facturas a mano es un trabajo tedioso que todo el mundo quiere evitar. Con ScanSnap solo tienes que digitalizar la factura y esta se enviará a la ubicación pertinente en la nube para que el equipo pueda usarla.
Cuando se digitaliza la información de la oficina, los documentos se mantienen en un formato en el que se puede buscar y compartir rápida y fácilmente la información, lo que ayuda a ahorrar tiempo cuando se busca ese documento o nota importante.
Los espacios de trabajo limpios y ordenados ayudan a levantar la moral y contribuyen a tener niveles de estrés más bajos; incluso se ha comprobado que contribuyen a tener cifras de absentismo por enfermedad más bajas. Puede que sea verdad aquello de «limpieza y sanidad son amigos de verdad».