Pierwszy krok do produktywności w firmie to dobra organizacja. W przypadku freelancerów i osób prowadzących małą lub średnią firmę podstawą efektywnej pracy jest systematyczność.

Jednak wprowadzenie w życie odpowiedniej samodyscypliny może przytłaczać, zwłaszcza kiedy nie wiesz, od czego zacząć. Chcesz posprzątać bałagan, który powstawał na biurku przez ostatnie dwa miesiące, ale nie masz pomysłu, jak się do tego zabrać. Cała sztuka polega na oddzieleniu przyzwyczajeń, które trzeba zmienić, od tych wartych zachowania.Oto kilka typowych błędów, na które należy uważać podczas tworzenia własnego systemu organizacyjnego:

1. Nadmiar przypomnień. Przestań polegać na karteczkach samoprzylepnych, zapiskach na tablicy i notatkach, które przepadają, gdy tylko oderwiesz od nich wzrok. Jeśli Twoje biurko pokrywa warstwa zapisanych stron z notatnika i kolorowych karteczek, zrób sobie przysługę i pozbądź się ich na dobre. Marnowanie czasu na przeszukiwanie wielu notatek i list zadań przynosi efekt odwrotny do zamierzonego.
2. Chowanie rzeczy. To dość oczywisty błąd, ale chyba wszyscy upychamy po szufladach w całym domu resztę wydaną nam w sklepie czy przeróżne długopisy i paragony, które na pewno kiedyś się przydadzą. Chowanie rzeczy tworzy iluzję schludności i organizacji, ale na dłuższą metę powoduje niepotrzebny stres, bo zupełnie nie pomaga w znalezieniu tego, co akurat jest potrzebne.
3. Bezrefleksyjne traktowanie biurka. Pomyśl, w jakim stanie chcesz zastać swoje biurko, gdy następnym razem usiądziesz do pracy. Nie składuj na biurku rzeczy, które ewidentnie nie powinny się tam znaleźć. Nagromadzenie przedmiotów powoduje bałagan i rozprasza uwagę podczas pracy. Skaner biurkowy A4 zajmuje niewiele miejsca i jest doskonałym narzędziem pomagającym w organizacji działalności firmy. Digitalizacja dokumentów nie tylko pomaga utrzymywać porządek na biurku, ale również umożliwia szybsze znajdowanie potrzebnych dokumentów. Do skanera ScanSnap iX1500 dołączone jest oprogramowanie ScanSnap Home, które w ramach jednego interfejsu łączy wszystkie potrzebne funkcje: zarządzanie dokumentami, a także ich edycję, podgląd, oznaczanie, przeszukiwanie i odnajdywanie. ScanSnap iX1500 skanuje arkusze o różnych rozmiarach, a także automatycznie rozpoznaje paragony, wizytówki, faktury i zdjęcia, które potrafi grupować według typu dokumentu. Oprócz skanowania dokumentów do funkcji modelu należy także digitalizacja paragonów, wizytówek i faktur do plików PDF, PDF z możliwością przeszukiwania, JPEG i wielu edytowalnych formatów. Inteligentny przycisk wielofunkcyjny sprawia, że skanowanie jest szybkie i proste, podobnie jak porządkowanie dokumentów i udostępnianie ich współpracownikom oraz rodzinie za pomocą komputera lub urządzenia mobilnego albo i bez ich użycia.
4. Uleganie rozpraszaczom. Jeśli pracujesz w domu, nie spożywaj posiłków przy biurku i nie zostawiaj na nim jedzenia, a także nie rozpraszaj się oglądaniem filmów czy grami wideo. Wszystkie te czynności z czasem zamieniają się w nawyki i obniżają motywację do pracy.
5. Nierealistyczne oczekiwania. Kluczem do stworzenia zorganizowanego miejsca pracy jest wprowadzanie zmian bez pośpiechu. Stare nawyki trudno wykorzenić, a powszechnym błędem jest zakładanie, że można całkowicie zmienić przyzwyczajenia z dnia na dzień. Na dobry początek uporządkuj biurko, ale jeśli Twoje umiejętności organizacyjne są dalekie od ideału, to jeszcze nie powód do stresu. Wypracowanie dogodnego dla Ciebie systemu organizacyjnego jest kwestią czasu – przede wszystkim musisz chcieć dokonać niezbędnych zmian.

Odpowiednia organizacja na pewno przyniesie owoce. Zatem na koniec dnia zrób porządek na biurku. Pozwoli Ci to oczyścić nie tylko miejsce pracy, ale również umysł. Powrót do obowiązków następnego ranka będzie jak nowy początek!