Coraz więcej osób, czasem po raz pierwszy w życiu, pracuje obecnie w domu. Warto zatem przyjrzeć się temu, jak brak odpowiedniego planu dnia może negatywnie wpłynąć na produktywność – a nawet odbić się na naszym zdrowiu psychicznym.

Praca w odosobnieniu oraz według płynnego, trudnego do przewidzenia harmonogramu może wywoływać zwątpienie i niepokój, prowadzić do prokrastynacji, a w skrajnych przypadkach wprawiać nas w stan, który w psychologii określa się mianem wyuczonej bezradności. To naturalne – nasze umysły ewoluowały tak, abyśmy reagowali na bodźce rozpraszające uwagę i rozważali najgorsze scenariusze. Jednak przy braku dyscypliny ta ewolucyjna cecha, która chroniła naszych przodków w bardziej niebezpiecznych czasach, może wpływać na pogorszenie samopoczucia i utrudniać koncentrację na bieżących zadaniach. 

Badania nad rezyliencją, czyli zdolnością do adaptowania się do okoliczności, wskazują na korzyści płynące z utrzymywania stałej struktury dnia, zwłaszcza w okresie zmian. Co do tego, jak ważne jest planowanie, zgodziliby się wszyscy rodzice. W mojej rodzinie korzystamy na przykład z tablic magnetycznych, które przez cały dzień przypominają nam o zrobionych rano planach.

Regularne wykonywanie rutynowych zadań daje satysfakcjonujące poczucie kontroli i przeciwdziała błądzeniu myślami, a także ogranicza zmęczenie wynikające z konieczności zastanawiania się nad tym, od czego zacząć lub co robić dalej. Jeśli chodzi o mnie, powtarzalne czynności pomagają mi utrzymywać tempo pracy. To po nich poznaję, że jestem na właściwym torze – od porannego budzika aż do mentalnego fajrantu, gdy zaczynam już planować sukcesy na kolejny dzień. 

Emerytowany admirał William H. McRaven, który przez 34 lata służył w siłach specjalnych amerykańskiej marynarki wojennej, z pewnością wie co nieco o rutynie i samodyscyplinie. Za jego radą, aby zmienić świat albo chociaż dobrze rozpocząć dzień, trzeba rano pościelić łóżko. Na własnej skórze przekonałem się, że uwzględnienie tej prostej czynności w planie dnia może przynieść świetne rezultaty.

Ścieląc łóżko, wykonuję pierwsze zadanie, co motywuje mnie do kolejnych zadań zaplanowanych na dany dzień i przypomina mi, że codzienne małe zwycięstwa naprawdę prowadzą do większych sukcesów. Warto odnotować, że tym, co łączy wielu ludzi sukcesu naszych czy też minionych czasów jest wstawanie każdego dnia o tej samej porze – tego rodzaju porannej rutyny trzymali się Steve Jobs i Ernest Hemingway, a współcześnie jej zwolennikiem jest Elon Musk.

Może nam się wydawać, że codzienne rytuały, takie jak jedzenie śniadania, branie prysznica i ubieranie się, mają mniejsze znaczenie, gdy pracujemy w domu. Jednak wiele wskazuje na to, że właśnie wtedy są jeszcze ważniejsze. Tego rodzaju rutynowe czynności stanowią siłę napędową produktywności i koncentracji przez cały dzień, a konsekwentnie powtarzane – mogą wejść w nawyk.

To nadal za mało, aby Cię przekonać? Racja, nie wszystko da się idealnie zaplanować, ale biorąc przykład z Raya Mearsa – gospodarza programów telewizyjnych na temat przetrwania w dziczy – nauczyłem się, że skupienie na podstawowych potrzebach pozwala przeżyć w nowych, a nawet ekstremalnych warunkach. Oczywiście Ray kręci swoje programy w znacznie bardziej niebezpiecznym otoczeniu niż domowe zacisze, ale zasada pozostaje taka sama. Gdy codzienność traci znane nam ramy – w przypadku pracy w domu będą to na przykład dojazdy, porządek dnia lub kontakty towarzyskie – według Raya Mearsa należy postępować w myśl zasady „nigdy się nie poddawaj”. 

Ustalenie harmonogramu najważniejszych czynności pomaga zachować przytomność umysłu, unikać popadania w stan wyuczonej bezradności, dopilnować obowiązków, a także zyskać czas na naukę i jeszcze lepsze przystosowanie się do nowej sytuacji.

Oczywiście łatwiej powiedzieć niż zrobić, ale tu z pomocą przychodzą proste sztuczki technologiczne. Świadoma część naszego umysłu może skupić się tylko na kilku zadaniach jednocześnie, warto więc w miarę możliwości wyręczać się technologią. Lubię korzystać z minutnika i asystentów głosowych dostępnych na smartfonie – pomagają mi wykonywać zadania w określonym z góry czasie. Równie ważny jest dla mnie niezawodny skaner biurkowy, dzięki któremu mogę szybko uporządkować dokumentację i uporać się z pracą administracyjną. Sprawna i regularna digitalizacja paragonów, faktur, a nawet zwykłych notatek pozwala mi unikać rozpraszania uwagi i zagracania biurka, za to dzięki automatyzacji oczywiście mam mniej do zrobienia.

Wypracowana rutyna pomaga mi robić postępy każdego dnia, umacnia we mnie poczucie kontroli, a także zapobiega wątpliwościom i natrętnym myślom, które mogłyby przytłaczać podczas pracy w samotności. Przyzwyczajanie się do pracy w domu, tak jak nauka każdej nowej rzeczy, przypomina podróż w nieznane, dlatego do rutynowych czynności dodałbym jeszcze jedno niezbędne narzędzie, które pozwoli Ci przetrwać: poczucie humoru! 

Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak technologia pomaga podczas pracy w trybie hybrydowym i zapewnia dostęp do wszystkich ważnych dokumentów z każdego miejsca? Zapraszam do kontaktu na portalu LinkedIn lub mailowego pod adresem Steven.Chad@uk.fujitsu.com.