إن الخطوة الأولى لإدارة عمل مثمر هي تنظيم ذلك العمل. سواء كنت تعمل بشكل مستقل أو تدير شركة صغيرة أو متوسطة الحجم، فمن المهم للغاية أن تكون منظمًا من أجل العمل بفعالية.
الحيرة بشأن محطة البدء هي الجزء الأكثر صعوبة في تحقيق الانضباط في مشروعك. أنت تعلم أنك تريد التخلص من الفوضى التي تراكمت على مكتبك خلال الشهرين الماضيين، ولكن لا يمكنك معرفة كيفية القيام بذلك. والطريقة المثلى لتحقيق النظام هي تحديد العادات التي يجب تغييرها والعادات التي يجب الاحتفاظ بها. في ما يلي بعض الأخطاء الشائعة التي يجب الانتباه إليها عند البحث عن نظام ترتيب يناسبك:
- الإفراط في استخدام رسائل التذكير المؤقتة: توقف عن الإفراط في استخدام ورق الملاحظات ورسائل السبورة القابلة للمسح والملاحظات التي تختفي بمجرد أن تشيح نظرك عنها. إذا كان مكتبك غير مرتب ومغطى بطبقة من صفحات المفكرة المدونة ورسائل التذكير بالملاحظات اللاصقة، فقم بالأمر الصحيح وهو التخلص منها تمامًا. تؤدي إضاعة الوقت في البحث عن رسائل التذكير المتعددة وقوائم المهام إلى نتائج عكسية.
- الأشياء المختفية: على الرغم من أن هذا يبدو كأنه خطأ واضح، فربما نكون جميعًا ارتكبنا الخطأ نفسه بتضييع الفكة التي حصلنا عليها من المتجر ووضع كمية زائدة من الأقلام والإيصالات التي قد نحتاج إليها يومًا ما في الأدراج الموجودة في جميع أنحاء المنزل. يؤدي إخفاء الأشياء إلى خلق وهم بالنظافة والتنظيم، ولكنه في نهاية المطاف سيؤدي إلى حدوث إجهاد غير ضروري في حال عدم العثور على الأغراض التي تحتاج إليها.
- سوء معاملة مكتبك: عامل مكتبك بالطريقة التي تحب أن تُعامل بها. لا تكوّم عليه الأغراض التي يجب ألا تكون فوقه. ستخلق هذه الأغراض فوضى وستشكل مصدرًا للإلهاء عندما تجلس لمباشرة عملك. تشغل الماسحة الضوئية المكتبية بحجم A4 مساحة صغيرة وهي أداة رائعة للمساعدة في تنظيم أعمالك. لن يؤدي تحويل الملفات إلى ملفات رقمية إلى تنظيف مكتبك فحسب، بل سيساعدك أيضًا في العثور على ملفاتك بشكل أسرع عند الحاجة إليها. تأتي ScanSnap iX1500 مزودة ببرنامج ScanSnap Home الذي يجمع بين جميع وظائفك المفضلة في واجهة واحدة: إدارة الملفات وتحريرها ومعاينتها ووضع علامات عليها والبحث داخلها واستردادها. يمكن لـ ScanSnap iX1500 مسح مجموعة متنوعة من أحجام الورق ضوئيًا بالإضافة إلى إمكانية التعرف تلقائيًا على الإيصالات وبطاقات العمل والفواتير والصور، والتي يمكن تصنيفها وفقًا لنوع الملف. تقوم كذلك بمسح ملفاتك ضوئيًا ورقمنة الإيصالات وبطاقات العمل والفواتير وتحويلها إلى تنسيقات PDF وPDF القابل للبحث وJPEG والعديد من التنسيقات القابلة للتحرير. تجعل التقنية الذكية التي تعمل بلمسة واحدة عملية المسح الضوئي عملية سريعة وسهلة وتتيح لك إمكانية تنظيم أعمالك الورقية ومشاركتها سواء باستخدام جهاز كمبيوتر أو جهاز محمول أو من دون استخدام أي منهما مع زميلك أو عائلتك.
- التشتت: إذا كنت تعمل في مكتب في منزلك، فلا تأكل أو تترك طعامًا عليه، ولا تشتت انتباهك بمشاهدة فيلم أو ممارسة ألعاب الفيديو. حيث ستتحول هذه الأنشطة غير الروتينية إلى عادات من شأنها تعطيل تحفيزك للعمل.
- التوقعات غير الواقعية: إن العنصر الرئيسي لإنشاء مساحة عمل منظمة هو تنفيذ التحول ببطء. يصعب تغيير العادات القديمة، ويشيع خطأ افتراض أنه يمكننا إجراء تحول كامل عن طرقنا القديمة بين عشية وضحاها. يمكنك بالطبع تنظيف مكتبك وتنظيمه من أجل بداية جديدة، لكن لا تضغط على نفسك إن كانت مهاراتك التنظيمية ليست مثالية. إن العثور على نظام ترتيب يناسبك سيتحقق بمرور الوقت ما دمت على استعداد لإجراء التغييرات اللازمة.
في نهاية المطاف، كونك منظمًا سيكون في صالحك. اترك مكتبك نظيفًا في نهاية اليوم. لن تقوم بتنظيف مكتبك فحسب، ولكنك أيضًا ستصفي ذهنك وستكون العودة إلى العمل كل صباح بداية جديدة ومشجّعة!
